Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de Nederlandse website, verkoopovereenkomsten, klantenservice en marketing is:

SUNENERGYXT ES HELIOS S.L.
CIF/NIF B23959752
Av. Josep Tarradellas 37, 8º 2ª
08029 Barcelona, Spanje
E-mail voor privacyverzoeken: privacy@sunenergyxt.nl

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw gebruik van de website en diensten verwerken wij:

identiteits- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
bestel-, product-, compatibiliteits-, leverings-, retour-, garantie- en klantenservicegegevens;
factuur-, betaalstatus- en transactiegegevens; volledige betaalkaartgegevens worden door de betaalprovider verwerkt en niet door ons opgeslagen;
account- en voorkeurgegevens, waaronder taal, markt en marketingtoestemming;
zakelijke contactgegevens en de inhoud van B2B-aanvragen;
technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, apparaat, browser, sessie-, beveiligings- en cookiegegevens, voor zover toegestaan;
bewijs van toestemming, intrekking, versie van de toestemmingsverklaring en tijdstip/bron van inschrijving.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens. Verstrek die niet in vrije tekst tenzij dit strikt noodzakelijk is.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Bestelling en overeenkomst: checkout, betaling, factuur, levering, digitale code, retour, garantie en klantenservice; noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen.
Wettelijke verplichtingen: boekhouding, belasting, productveiligheid, terugroepacties, fraudebestrijding en beantwoording van bevoegde autoriteiten.
Beveiliging en bedrijfsvoering: misbruikpreventie, systeembeveiliging, foutdiagnose, bewijs van transacties en verdediging van rechtsvorderingen; gerechtvaardigd belang, na belangenafweging.
Nieuwsbrief en elektronische marketing: toestemming. Een B2B-contactaanvraag leidt niet automatisch tot een nieuwsbriefinschrijving.
Analyse, personalisatie en marketingcookies: toestemming wanneer dit wettelijk vereist is. Niet-noodzakelijke technologie wordt vóór toestemming geblokkeerd.

Wanneer informatie noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst, kan het ontbreken daarvan betekenen dat wij de bestelling of levering niet kunnen uitvoeren. Marketingtoestemming is nooit verplicht voor een aankoop.

4. Duitse fulfilmentdienstverlener

Voor fysieke bestellingen delen wij de gegevens die nodig zijn voor opslag, orderpicking, levering, retourontvangst en eventueel technisch retouronderzoek met Safety Tax Free GmbH, Zeppelinstr. 33, 85748 Garching b. München, Duitsland. Dit omvat in beginsel naam, afleveradres, contactgegevens, bestelde artikelen, leveringsinstructies, bestelreferentie en retourinformatie.

Safety Tax Free GmbH verwerkt deze gegevens voor fulfilment namens SUNENERGYXT ES HELIOS S.L. voor zover zij uitsluitend onze gedocumenteerde instructies volgt. Voor verwerkingen die zij op grond van eigen wettelijke verplichtingen uitvoert, kan zij zelfstandig verantwoordelijk zijn. Voor verwerking namens de verkoper hebben de partijen een schriftelijke verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG gesloten.

5. Andere ontvangers en dienstverleners

Voor zover noodzakelijk kunnen gegevens worden ontvangen door:

Shopify voor hosting, webshop, checkout en klantbeheer;
de tijdens checkout gekozen betaalprovider en financiële instellingen;
pakket-, vracht- en retourvervoerders;
Klaviyo voor nieuwsbrief, toestemmingsbeheer en marketingautomatisering, uitsluitend binnen de goedgekeurde configuratie;
ERP-, facturatie-, klantenservice-, IT-, beveiligings- en professionele adviseurs;
overheids-, belasting-, toezicht- of opsporingsinstanties wanneer de wet dit vereist.

De actuele kernleveranciers zijn Shopify (hosting, webshop, checkout en Customer Privacy), de bij checkout getoonde betaalprovider zoals Shopify Payments, PayPal of een lokale betaalmethode, Klaviyo (nieuwsbrief en toestemmingsstatus), Odoo (order-, fulfilment- en factuurverwerking), Safety Tax Free GmbH (Duitse fulfilment) en de voor een concrete zending geselecteerde vracht- of retourvervoerder. Google Analytics en Google Tag Manager worden in de huidige Nederlandse gecontroleerde lanceringsmodus niet geladen. Nieuwe leveranciers of nieuwe doeleinden worden vóór activering beoordeeld en waar nodig in dit beleid en het cookiebeleid opgenomen.

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

6. Doorgiften buiten de EER

Sommige technische dienstverleners, waaronder Shopify, betaalproviders en Klaviyo, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij staan zo'n doorgifte alleen toe wanneer een toepasselijk adequaatheidsbesluit geldt of passende waarborgen zijn overeengekomen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en waar nodig aanvullende maatregelen. Informatie over de voor een specifieke leverancier gebruikte waarborg kan via het privacycontact worden opgevraagd.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Wij hanteren onder meer de volgende criteria:

bestel-, betaal-, factuur- en belastinggegevens: gedurende de overeenkomst en de toepasselijke Spaanse/EU wettelijke boekhoud-, belasting- en verjaringstermijnen;
leverings- en retourgegevens: tot afronding, daarna voor zover nodig voor garantie, productveiligheid, bewijs en wettelijke aanspraken;
garantie- en supportdossiers: gedurende de behandeling en zolang rechten, beloofde garantie of rechtsvorderingen relevant kunnen zijn;
nieuwsbriefgegevens: tot intrekking of afmelding; een minimale blokkade- en toestemmingsregistratie kan worden bewaard om de keuze te respecteren en toestemming aan te tonen;
B2B-aanvragen: maximaal 30 dagen na ontvangst, tenzij binnen die termijn een zakelijke relatie ontstaat of langere bewaring noodzakelijk is voor een overeenkomst, een wettelijke verplichting of de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
beveiligingslogs en niet-noodzakelijke cookiegegevens: volgens de in het cookiebeleid genoemde productspecifieke termijn.

8. Nieuwsbrief en Klaviyo

Nieuwsbriefinschrijving gebeurt via een afzonderlijke actieve keuze. Wij registreren de bron, datum, gebruikte verklaring en status van de toestemming en gebruiken waar geconfigureerd een bevestigingsmail. Iedere marketingmail bevat een afmeldmogelijkheid. Intrekking is even eenvoudig als toestemming geven en heeft geen gevolgen voor de aankoop of rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Profielen worden op basis van markt en taal gescheiden met locale nl-NL, zodat Nederlandse abonnees niet onbedoeld Spaanse communicatie ontvangen. Voor Nederland wordt de bestaande lijst SunEnergyXT NL Newsletter gebruikt met double opt-in, afzender SunEnergyXT Nederland <newsletter@sunenergyxt.nl>, reply-to support@sunenergyxt.nl en het geverifieerde verzenddomein send.sunenergyxt.nl. De Welcome Flow blijft uitgeschakeld totdat de nieuwe Shopify-koppeling, toestemming, uitschrijving en locale-filtering end-to-end zijn getest.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Noodzakelijke technologie kan zonder toestemming worden gebruikt om de website, checkout en beveiliging te laten functioneren. Voorkeurs-, analyse- en marketingtechnologie wordt alleen geactiveerd na de vereiste toestemming. U kunt uw keuze op ieder moment even eenvoudig intrekken via Cookievoorkeuren. Meer informatie staat in het cookiebeleid.

10. Uw rechten

U kunt, voor zover van toepassing, verzoeken om informatie en inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. U kunt ook bezwaar maken tegen direct marketing en tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. De webshop neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Betaal- en fraudepreventiedienstverleners kunnen volgens hun eigen privacyinformatie geautomatiseerde veiligheidscontroles uitvoeren; wanneer zo'n controle tot een relevante beperking leidt, kunt u via ons privacycontact om menselijke beoordeling vragen voor zover dit binnen onze verantwoordelijkheid en invloedssfeer valt.

Stuur een verzoek naar privacy@sunenergyxt.nl. Wij kunnen alleen aanvullende informatie vragen die redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te bevestigen.

11. Klacht bij een toezichthouder

U kunt een klacht indienen bij de Spaanse toezichthouder AEPD, omdat de verantwoordelijke in Spanje is gevestigd, of bij de toezichthouder in uw woonland. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens:

12. Beveiliging en wijzigingen

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen in verhouding tot de risico's. Materiële wijzigingen in dit beleid gelden niet met terugwerkende kracht. De actuele versie en datum blijven op deze pagina beschikbaar.

Versie: 2 september 2026.